Þegar töflureiknar duga ekki lengur

Töflureiknar geta hentað einföldum rekstri. Þegar skipum fjölgar, vaktir breytast og skipverjar fara á milli skipa verður hins vegar erfiðara að tryggja að vinnu- og hvíldartími sé skráður með samræmdum hætti og að hægt sé að sjá stöðuna áður en vandamál koma upp.

Á íslenskum fiskiskipum eru reglur um vinnu- og hvíldartíma meðal annars byggðar á lögum nr. 82/2022 um áhafnir skipa og reglugerð nr. 975/2004 um vinnu- og hvíldartíma skipverja á íslenskum fiskiskipum. 21. gr. kveður á um að miða skuli við annaðhvort hámarksvinnutíma eða lágmarkshvíldartíma, auk skiptingar hvíldar. Reglugerð nr. 975/2004 setur nánari ákvæði um vinnu- og hvíldartíma og eftirlit en tiltekur ekki eitt ákveðið skráningareyðublað.

MarRest athugar 24 klst. hlaupandi tímabil á klukkustundarfresti. Aðalathugun 168 klst. skýrslunnar metur eitt tímabil við lok hvers almanaksdags. Þetta er framkvæmd hugbúnaðarins, ekki nýtt lagahugtak.

MarRest er ætlað að gera þessar upplýsingar auðveldari í yfirferð og notkun í daglegum rekstri. Kerfið kemur ekki í stað laga, reglugerða, kjarasamninga eða faglegs mats skipstjóra. Það skráir vinnu og hvíld, reiknar stöðuna og lætur vita þegar skráð eða fyrirhuguð vinna kallar á nánari athugun.

Þegar reksturinn verður flóknari

Flestir byrja með einfalt verklag.

Ein skrá getur verið nægileg þegar eitt skip er með fasta áhöfn, vaktamynstur breytast sjaldan og fáar breytingar verða á áætlun.

Rekstur fiskiskipa getur hins vegar breyst hratt. Veður, bilanir, veiðar, löndun, hafnarlegur og aðrar rekstraraðstæður geta haft áhrif á vaktaskipan.

Þegar vakt breytist þarf ekki aðeins að breyta áætluninni. Einnig þarf að hafa hliðsjón af þeirri vinnu og hvíld sem þegar hefur átt sér stað.

Þar kemur veikleiki margra handvirkra ferla fram.

Vandamál 1: vinna og hvíld þarf að skoða yfir fleiri en einn dag

Reglur um vinnu- og hvíldartíma byggjast ekki aðeins á því hvað stendur í dagatalinu fyrir einn dag.

Samkvæmt 21. gr. laga nr. 82/2022 skal uppfylla annaðhvort ákvæði um hámarksvinnutíma eða ákvæði um lágmarkshvíld. Eitt af þeim viðmiðum sem gilda er lágmarkshvíld, 10 klst. á hverju 24 klst. tímabili og 77 klst. á hverju sjö daga tímabili. Hvíld má ekki skipta á fleiri tímabil en tvö; annað þeirra skal vara að lágmarki í 6 klst. og ekki skulu líða meira en 14 klst. milli hvíldartíma.

Reglugerð nr. 975/2004 setur samsvarandi meginviðmið fyrir íslensk fiskiskip og orðar 77 klst. viðmiðið sem 168 klst. tímabil.

Þess vegna getur einföld yfirlitsskrá yfir einn dag gefið ófullkomna mynd af stöðunni.

MarRest athugar 24 klst. tímabil á klukkustundarfresti. Í aðalathugun skýrslunnar er eitt 168 klst. tímabil metið við lok hvers almanaksdags.

Þetta er reikniaðferð í MarRest, ekki nýtt lagalegt viðmið.

Vandamál 2: margar útgáfur af sömu skrá

Handvirkar skrár verða auðveldlega að mörgum útgáfum.

Ein útgáfa getur verið um borð, önnur hjá stjórnendum í landi og sú þriðja notuð við skýrslugerð. Þegar vakt er breytt getur verið óljóst hvaða skrá er nýjust.

Þetta verður sérstaklega óheppilegt þegar vinnu- og hvíldartími breytist hratt.

Markmiðið ætti að vera að hafa eina áreiðanlega og uppfærða skrá yfir skráðan vinnu- og hvíldartíma hvers skipverja og skýran rekjanleika þegar breytingar verða.

Vandamál 3: áhafnarskipti geta rofið samhengi

Hvíldarstaða skipverja fylgir einstaklingnum en ekki skipinu. Í MarRest á þessi tenging við skip innan sömu virku útgerðar eða fyrirtækis.

Skipverji sem kemur um borð eftir vinnu á öðru skipi kemur ekki með nýja byrjun á vinnu- og hvíldarskrána.

Fyrri vinna og hvíld getur skipt máli þegar ný vakt er skipulögð.

Þess vegna ætti áhafnarskipti að vera sérstakt eftirlitsatriði.

Áður en ný vakt er staðfest er gagnlegt að geta séð nýjustu vinnu- og hvíldarsögu viðkomandi og hvort viðvörun um hvíldartíma sé virk.

Vandamál 4: vaktaplan og raunveruleg vinna geta farið í sundur

Vaktaplan sýnir hvað átti að gerast.

Skráður vinnutími sýnir hvað gerðist.

Á sjó geta þessar tvær upplýsingar orðið ólíkar vegna veðurs, bilana, breytinga á ferðum eða annarra rekstraraðstæðna.

Það er ekki sjálfkrafa vandamál að vaktaplan breytist. Mikilvægara er að breytingin sé skráð og að áhrif hennar á vinnu og hvíld séu metin.

MarRest getur notað skráða stöðu til að sýna áhrif fyrirhugaðrar vaktar áður en hún er staðfest. Það er forskoðun vaktar: sérstök athugun sem skrifar ekki sjálfkrafa í formlega skráningu vinnu- og hvíldartíma.

Vandamál 5: breytingar þurfa að vera rekjanlegar

Þegar vaktaplan breytist er gagnlegt að geta svarað einföldum spurningum:

• Hvað breyttist?
• Hvenær var breytingin gerð?
• Hver gerði hana?
• Hvers vegna var hún gerð?
• Hvaða áhrif hafði hún á skráðan vinnu- og hvíldartíma?

Þetta er ekki aðeins spurning um hugbúnað. Þetta er hluti af góðu verklagi.

Reglur um vinnu- og hvíldartíma gera ráð fyrir að hægt sé að fylgjast með því hvort kröfum um vinnu og hvíld sé fylgt. Reglugerð nr. 975/2004 hefur meðal annars að geyma ákvæði um vinnu- og hvíldartíma og eftirlit á íslenskum fiskiskipum.

Ef óvenjulegar aðstæður koma upp, svo sem að nauðsynleg vinna sé framkvæmd vegna öryggis skips eða fólks um borð, er mikilvægt að raunverulegur vinnutími og aðstæður séu skráðar.

Vandamál 6: eftirlit ætti ekki að kalla á handvirka endurbyggingu

Góð vinnu- og hvíldartímaskrá ætti ekki að þurfa að vera sett saman frá grunni þegar óskað er eftir henni.

Markmiðið með stafrænu kerfi er því ekki aðeins að búa til fallegri skýrslu.

Markmiðið er að skráningin verði hluti af daglegu verklagi.

Þá eru gögnin til staðar þegar á þarf að halda.

Eitt skip í viðbót þýðir meiri samræmingu

Þegar flotinn stækkar fjölgar ekki aðeins skipunum, heldur einnig áhafnarskiptum, vaktabreytingum og skrám sem þarf að halda saman. Í litlum rekstri geta reyndir starfsmenn oft bætt upp fyrir veikleika í ferlinu. Þegar umfangið eykst verður mikilvægara að sama verklag sé notað óháð skipi.

Frá töflureikni yfir í samræmt vinnuflæði

Að hætta að nota töflureikni þýðir ekki að skipstjórinn hætti að taka ákvarðanir.

Þvert á móti.

Kerfið á að styðja skipstjórann með betri upplýsingum þegar ákvörðun þarf að taka.

MarRest leysir ekki reglurnar með skráningu einni.

Kerfið skráir vinnu og hvíld, reiknar stöðuna samkvæmt skilgreindum viðmiðum og lætur vita þegar skráð eða fyrirhuguð vinna kallar á athugun.

Skipstjórinn tekur ákvörðunina. Kerfið styður ákvörðunina. Það tekur hana ekki.

Hvað gildir um íslensk fiskiskip?

Fyrir íslensk fiskiskip er eðlilegt að byrja á íslenskum lögum og reglugerðum sem gilda um skipið og skoða síðan viðeigandi kjarasamning.

Lög nr. 82/2022 um áhafnir skipa og reglugerð nr. 975/2004 eru meginheimildirnar um vinnu- og hvíldartíma íslenskra fiskiskipa. Sjómannalög nr. 35/1985 fjalla meðal annars um hvíldar- og matartíma.

Kjarasamningar geta haft áhrif á hvaða fyrirkomulag og frávik gilda. Eftir því sem við á geta einnig gilt aðrar íslenskar reglur um skipið, starfsemina, mönnun, öryggi og vinnuskilyrði.

Nánar um tölurnar, fráviksheimildir og skráningu er í leiðbeiningunum um vinnu- og hvíldartíma á íslenskum fiskiskipum. MarRest metur ekki hvort lagaleg undanþága eigi við.

Hvað með STCW, STCW-F, MLC og ILO C188?

Alþjóðasamþykktir eru mikilvægt samhengi fyrir vinnu, öryggi, hæfni og vaktstöðu sjómanna.

En það er mikilvægt að greina á milli alþjóðlegs ramma og þeirra íslensku laga og reglugerða sem gilda beint um skipið.

STCW-F fjallar um þjálfun, skírteini og vaktahald starfsfólks fiskiskipa. Hann er ekki uppspretta 10/77 hvíldarmarkanna.

ILO C188 tengist vinnuskilyrðum við fiskveiðar. Ísland fullgilti samþykktina 5. júní 2026 og hún tekur gildi gagnvart Íslandi 5. júní 2027.

Fyrir íslensk fiskiskip er eðlilegt að byrja á íslenskum lögum og reglugerðum sem gilda um skipið. Alþjóðlegar reglur koma síðan til skoðunar eftir gildissviði og gildistöku.

Samanburður á ferlislíkönum

Innleiðing án þess að trufla reksturinn

Góð innleiðing þarf ekki að byrja með því að slökkva á öllum eldri ferlum sama dag.

Skref 1: kortleggja núverandi verklag

Finndu hvaða skrár eru notaðar, hvaða útreikningar eru gerðir og hvar munur er á milli skipa.

Skref 2: samræma reglugrunninn

Skilgreindu hvaða íslensku lög og reglugerðir, kjarasamningar og aðrar samþykktar forsendur eiga við.

Skref 3: bera saman niðurstöður

Notaðu raunveruleg gögn úr fyrri ferðum til að bera saman niðurstöður nýja kerfisins við núverandi verklag.

Skref 4: prófa áhafnarskipti og vaktabreytingar

Þetta eru meðal þeirra aðstæðna þar sem handvirk ferli verða auðveldlega flókin.

Skref 5: loka gömlum uppfærsluleiðum

Þegar nýja verklagið hefur verið sannreynt er mikilvægt að hafa ekki tvö samhliða kerfi sem bæði geta talist „rétta skráin“.

Merki um að töflureiknisferlið sé orðið of flókið

Þú þarft ekki að bíða eftir alvarlegu fráviki til að sjá að ferlið er farið að veikjast.

Merki geta verið:

• mismunandi niðurstöður úr sambærilegum skrám,
• margar útgáfur af sama töflureikni,
• handvirkar formúlubreytingar,
• síðbúnar færslur,
• erfitt að flytja vinnu- og hvíldarsögu milli skipa,
• mikill tími fer í að undirbúa gögn fyrir eftirlit,
• óljóst hver breytti skrá og hvers vegna,
• eða að skipstjóri þarf að reikna stöðuna sjálfur áður en hægt er að ákveða næstu vakt.

Þegar þetta verður daglegt verkefni er vandamálið ekki lengur bara töflureiknirinn.

Það er ferlið í kringum hann.

Hvað MarRest gerir – og gerir ekki

MarRest er stafrænt skráningar- og eftirlitstæki.

Kerfið getur:

• skráð vinnu og hvíld,
• reiknað stöðu yfir skilgreind tímabil,
• skoðað fyrirhugaðar vaktir með forskoðun vaktar,
• sýnt viðvörun um hvíldartíma áður en vakt er úthlutað,
• varðveitt upplýsingar um breytingar,
• og gert stjórnendum kleift að sjá stöðu einstakra skipverja og skipa.

MarRest:

• setur ekki íslensk lög,
• kemur ekki í stað kjarasamninga,
• veitir ekki lögfræðilegt álit,
• og kemur ekki í stað ákvörðunar skipstjóra eða ábyrgðar útgerðar.

Kerfið er verkfæri til að gera skráningu og yfirferð markvissari.

Þegar taflan verður stærri en reksturinn

Töflureiknir er ekki sjálfkrafa slæm lausn.

Hann getur verið gagnlegt verkfæri í litlum og einföldum rekstri.

Vandamálið kemur þegar reksturinn verður flóknari en ferlið sem heldur utan um hann.

Þá getur verið erfitt að sjá:

• hvaða vakt var í raun unnin,
• hvaða hvíld hafði þegar átt sér stað,
• hvort áhafnarskipti hafi áhrif á næstu vakt,
• hvaða breytingar voru gerðar,
• og hvort allir séu að vinna eftir sömu forsendum.

Sérhæft kerfi getur þá fært vinnu- og hvíldartímaskráninguna úr handvirkri skýrslugerð yfir í daglegt vinnuflæði.